Agenturen: so teilst du Dateien mit Kunden

Eine Agentur schickt ihren Kunden jeden Tag Dateien: Entwürfe zur Freigabe, Videos in hoher Qualität, Druckdaten, Renderings, Projektarchive. Und sie bekommt genauso viele: Logos, Fotos, Texte, Bestandsaufnahmen. Zwischen abgelehnten Anhängen, Links verstreut in Chats und geteilten Ordnern, die man aufräumen muss, geht Zeit verloren und der Überblick gleich mit. Hier erfährst du, wie du Lieferungen und das Einsammeln von Material mit DIGO Express organisierst, für Web- und Kommunikationsagenturen, Grafikbüros und Architekturbüros.

Was eine Agentur braucht, um Dateien mit Kunden zu teilen

• Große Dateien ohne Sorgen. Mit Pro sendest du bis zu 2 TB auf einmal, mit Enterprise gibt es keine Größenbeschränkung pro Transfer. Der Upload läuft von selbst weiter, wenn die Verbindung abbricht.
• Die richtige Marke für jeden Kunden. Mit Pro zeigt die Download-Seite deine Marke, mit Bildvorschau. Mit Enterprise wählst du bei jedem Transfer eine andere Marke, eine pro Kunde.
• Lieferungen zur vereinbarten Zeit. Geplante Transfers mit Enterprise gehen zum Datum und zur Uhrzeit raus, die du wählst, auch wenn du gerade in einer Besprechung sitzt.
• Das ganze Team in einem Tarif. Enterprise umfasst 3 Personen, jede mit ihrer eigenen E-Mail, die dieselben Marken und denselben Speicherplatz nutzen; jede weitere Person kostet 5 € im Monat.
• Wissen, ob der Kunde heruntergeladen hat. Eine E-Mail, sobald jemand herunterlädt, Statistiken pro Transfer und eine automatische Erinnerung an alle, die es noch nicht getan haben.
• Das ganze Material an einem Ort. Mit Dateien anfordern schickst du einen Link, und die Dateien des Kunden landen in deinem Bereich, mit einer Benachrichtigung bei jedem Upload.

Material einsammeln mit Dateien anfordern

Zu Beginn eines Projekts brauchst du Logos, Fotos, Texte oder Grundrisse. Statt per E-Mail danach zu fragen, legst du in deinem Bereich eine Anfrage an, mit einem klaren Titel und Hinweisen, und schickst dem Kunden den Link. Er zieht Dateien und Ordner hinein, auch große; du bekommst bei jedem Upload eine E-Mail und findest die Dateien 30 Tage lang in deinem Bereich. Wenn alles da ist, schließt du die Anfrage.

So verschickst du Dateien an Kunden mit DIGO Express

Eine Lieferung mit der Marke des Kunden braucht vier Schritte. Marken pro Kunde und geplante Transfers sind Enterprise-Funktionen, alles andere gibt es schon mit Pro.

1. Für jeden Kunden eine Marke anlegenFüge in deinem Bereich unter Marken Logo, Farbe und Hintergrundbild jedes Kunden hinzu. Das machst du einmal, danach wählst du die Marke bei jedem Transfer aus.
2. Lieferung vorbereitenZieh Dateien oder ganze Ordner hinein, füge Empfänger hinzu, bis zu 100 mit Enterprise, oder kopiere nur den Link. Dann wählst du die Marke des Kunden.
3. Zeitpunkt festlegenSende sofort oder plane Datum und Uhrzeit: Die E-Mail an die Empfänger geht raus und der Link öffnet sich im gewählten Moment, zum Beispiel am Tag der Präsentation. Zum Planen brauchst du mindestens einen Empfänger per E-Mail.
4. Downloads verfolgenDu bekommst eine E-Mail, sobald jemand herunterlädt. In den Statistiken siehst du, wer wann welche Dateien heruntergeladen hat, und wer es noch nicht getan hat, bekommt 2 Tage vor Ablauf des Links eine Erinnerung.

Pro oder Enterprise?

• Pro für 6,90 € im Monat reicht, wenn du mit deiner eigenen Marke arbeitest: bis zu 2 TB pro Transfer, Links bis zu 90 Tage, Passwort und Download-Limit, Statistiken, QR-Code, Dateien anfordern und 5 TB Speicherplatz für aktive Transfers.
• Enterprise für 19,90 € im Monat lohnt sich, wenn du viele Kunden betreust: eine Marke für jeden Transfer, geplante Transfers, keine Größenbeschränkung pro Transfer, bis zu 100 Empfänger und 20 TB Speicherplatz für ein Team von 3 Personen, das du nach Bedarf erweiterst.

Tipps für Lieferungen an Kunden

• Ein Transfer pro Lieferung, mit Dateinamen, die Projekt und Version nennen: So sieht der Kunde sofort, was er herunterladen soll.
• Schütze vertrauliche Dateien mit einem Passwort und einem Download-Limit, und schick das Passwort über einen anderen Kanal als den Link.
• Wähle eine passende Laufzeit. Für Freigaben, die Wochen dauern, hältst du den Link bis zu 90 Tage aktiv und verlängerst ihn bei Bedarf.
• Schau in die Statistiken, bevor du nachhakst: Du siehst, wer schon heruntergeladen hat, und die automatische Erinnerung kümmert sich um die anderen.

Häufige Fragen