Agencias: compartir archivos con clientes

Una agencia envía archivos a sus clientes todos los días: bocetos para aprobar, vídeos en alta calidad, artes finales para imprenta, renders, archivos de proyecto. Y recibe otros tantos: logos, fotos, textos, levantamientos. Entre adjuntos rechazados, enlaces dispersos en los chats y carpetas compartidas que limpiar, se pierde tiempo y se pierde el hilo. Aquí verás cómo organizar entregas y recogida de materiales con DIGO Express, para agencias web y de comunicación, estudios de diseño y estudios de arquitectura.

Qué necesita una agencia para compartir archivos con clientes

• Archivos grandes sin preocupaciones. Con Pro envías hasta 2 TB de una vez; con Enterprise no hay límite de tamaño por envío. La subida se reanuda sola si se corta la conexión.
• La marca adecuada para cada cliente. Con Pro la página de descarga muestra tu marca, con vista previa de las imágenes. Con Enterprise eliges una marca distinta en cada envío, una por cliente.
• Entregas a la hora acordada. Los envíos programados de Enterprise salen en la fecha y a la hora que elijas, aunque en ese momento estés en una reunión.
• Todo el equipo en el mismo plan. Enterprise incluye 3 personas, cada una con su correo, que usan las mismas marcas y el mismo espacio; cada persona adicional cuesta 5 € al mes.
• Saber si el cliente ha descargado. Un correo cuando alguien descarga, estadísticas por envío y un recordatorio automático a quien aún no lo ha hecho.
• Todos los materiales en un solo sitio. Con Solicitar archivos mandas un enlace y los archivos del cliente llegan a tu área, con un aviso en cada envío.

Reunir materiales con Solicitar archivos

Al empezar un proyecto necesitas logos, fotos, textos o planos. En lugar de pedirlos por correo, creas una solicitud en tu área, con un título preciso y las instrucciones, y mandas el enlace al cliente. Él arrastra archivos y carpetas, incluso pesados; tú recibes un correo en cada envío y encuentras los archivos en tu área durante 30 días. Cuando lo tienes todo, cierras la solicitud.

Cómo enviar archivos a clientes con DIGO Express

Una entrega con la marca del cliente se hace en cuatro pasos. La marca por cliente y los envíos programados son funciones de Enterprise; todo lo demás ya está en Pro.

1. Crea una marca para cada clienteEn tu área, sección Marcas, añade el logo, el color y la imagen de fondo de cada cliente. Lo haces una sola vez y luego la eliges en cada envío.
2. Prepara la entregaArrastra archivos o carpetas enteras, añade los destinatarios, hasta 100 con Enterprise, o copia solo el enlace. Después elige la marca del cliente.
3. Decide cuándo saleEnvía al momento o programa fecha y hora: el correo a los destinatarios sale y el enlace se abre en el momento elegido, por ejemplo el día de la presentación. Para programarlo hace falta al menos un destinatario por correo.
4. Sigue las descargasRecibes un correo cuando alguien descarga. En las estadísticas ves quién ha descargado, cuándo y qué archivos, y quien aún no lo ha hecho recibe un recordatorio 2 días antes de que caduque el enlace.

¿Pro o Enterprise?

• Pro, por 6,90 € al mes, basta si trabajas con tu propia marca: hasta 2 TB por envío, enlaces de hasta 90 días, contraseña y límite de descargas, estadísticas, código QR, Solicitar archivos y 5 TB de espacio para los envíos activos.
• Enterprise, por 19,90 € al mes, es para cuando llevas muchos clientes: una marca para cada envío, envíos programados, sin límite de tamaño por envío, hasta 100 destinatarios y 20 TB de espacio para un equipo de 3 personas, que amplías cuando lo necesites.

Consejos para las entregas a clientes

• Un envío por cada entrega, con nombres de archivo que indiquen proyecto y versión: el cliente entiende enseguida qué tiene que descargar.
• Protege los archivos confidenciales con una contraseña y un límite de descargas, y envía la contraseña por un canal distinto al del enlace.
• Elige una caducidad adecuada. Para las aprobaciones que tardan semanas, mantén el enlace activo hasta 90 días y amplíalo si hace falta.
• Mira las estadísticas antes de insistir: ves quién ya ha descargado, y el recordatorio automático se encarga de los demás.

Preguntas frecuentes