Agences : partager des fichiers avec vos clients

Une agence envoie des fichiers à ses clients tous les jours : maquettes à valider, vidéos en haute qualité, fichiers d’impression, rendus, archives de projet. Et elle en reçoit tout autant : logos, photos, textes, relevés. Entre pièces jointes refusées, liens éparpillés dans les messageries et dossiers partagés à nettoyer, on perd du temps et on perd le fil. Voici comment organiser livraisons et collecte de documents avec DIGO Express, pour les agences web et de communication, les studios graphiques et les cabinets d’architecture.

Ce dont une agence a besoin pour partager des fichiers avec ses clients

• Des fichiers volumineux sans souci. Avec Pro, vous envoyez jusqu’à 2 To d’un coup ; avec Enterprise, il n’y a aucune limite de taille par envoi. L’envoi reprend tout seul si la connexion est coupée.
• La bonne marque pour chaque client. Avec Pro, la page de téléchargement affiche votre marque, avec l’aperçu des images. Avec Enterprise, vous choisissez une marque différente à chaque envoi, une par client.
• Des livraisons à l’heure convenue. Les envois programmés d’Enterprise partent à la date et à l’heure que vous choisissez, même si vous êtes en réunion à ce moment-là.
• Toute l’équipe sur la même offre. Enterprise inclut 3 personnes, chacune avec son e-mail, qui utilisent les mêmes marques et le même espace ; chaque personne supplémentaire coûte 5 € par mois.
• Savoir si le client a téléchargé. Un e-mail quand quelqu’un télécharge, des statistiques par envoi et un rappel automatique à ceux qui ne l’ont pas encore fait.
• Tous les documents au même endroit. Avec Demander des fichiers, vous envoyez un lien et les fichiers du client arrivent dans votre espace, avec une alerte à chaque dépôt.

Collecter les documents avec Demander des fichiers

Au début d’un projet, il vous faut des logos, des photos, des textes ou des plans. Au lieu de les réclamer par e-mail, vous créez une demande dans votre espace, avec un titre précis et des instructions, et vous envoyez le lien au client. Il glisse fichiers et dossiers, même lourds ; vous recevez un e-mail à chaque dépôt et retrouvez les fichiers dans votre espace pendant 30 jours. Quand vous avez tout, vous fermez la demande.

Comment envoyer des fichiers à vos clients avec DIGO Express

Une livraison aux couleurs du client se fait en quatre étapes. La marque par client et les envois programmés sont des fonctions Enterprise ; tout le reste est déjà dans Pro.

1. Créez une marque par clientDans votre espace, rubrique Marques, ajoutez le logo, la couleur et l’image de fond de chaque client. Vous le faites une seule fois, puis vous la choisissez à chaque envoi.
2. Préparez la livraisonGlissez des fichiers ou des dossiers entiers, ajoutez les destinataires, jusqu’à 100 avec Enterprise, ou copiez simplement le lien. Choisissez ensuite la marque du client.
3. Décidez quand il partEnvoyez tout de suite ou programmez une date et une heure : l’e-mail part vers les destinataires et le lien s’ouvre au moment choisi, par exemple le jour de la présentation. Pour programmer, il faut au moins un destinataire par e-mail.
4. Suivez les téléchargementsVous recevez un e-mail quand quelqu’un télécharge. Dans les statistiques, vous voyez qui a téléchargé, quand et quels fichiers, et ceux qui ne l’ont pas encore fait reçoivent un rappel 2 jours avant l’expiration du lien.

Pro ou Enterprise ?

• Pro, à 6,90 € par mois, suffit si vous travaillez avec votre propre marque : jusqu’à 2 To par envoi, liens jusqu’à 90 jours, mot de passe et limite de téléchargements, statistiques, QR code, Demander des fichiers et 5 To d’espace pour les envois actifs.
• Enterprise, à 19,90 € par mois, s’impose quand vous suivez de nombreux clients : une marque pour chaque envoi, envois programmés, aucune limite de taille par envoi, jusqu’à 100 destinataires et 20 To d’espace pour une équipe de 3 personnes, que vous agrandissez selon vos besoins.

Conseils pour vos livraisons aux clients

• Un envoi par livraison, avec des noms de fichiers qui indiquent le projet et la version : le client comprend tout de suite quoi télécharger.
• Protégez les fichiers confidentiels avec un mot de passe et une limite de téléchargements, et transmettez le mot de passe par un autre canal que le lien.
• Choisissez une durée adaptée. Pour les validations qui prennent des semaines, gardez le lien actif jusqu’à 90 jours, et prolongez-le si besoin.
• Consultez les statistiques avant de relancer : vous voyez qui a déjà téléchargé, et le rappel automatique s’occupe des autres.

Questions fréquentes